Privacyverklaring

Jouw gegevens moeten veilig zijn bij ons. Daarom vind je hier onze privacyverklaring. Deze verklaring gaat over de gegevens die wij via onze website en tijdens onze zorg- en dienstverlening verwerken.

Privacyverklaring

Wender verwerkt en gebruikt je persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en heeft deze gegevens nodig om haar werk goed te kunnen doen. Hieronder vind je onze privacyverklaring. Daarin vertellen we:

• wanneer we persoonsgegevens verwerken
• waarom we persoonsgegevens verwerken
• hoe we dat doen
• hoe lang we dat doen
• hoe we omgaan met delen van persoonsgegevens
• hoe je inzage kunt krijgen in de gegevens die Wender van je verwerkt
• welke rechten je hebt
• wat je kunt doen als je een klacht hebt over de privacy bij Wender
• hoe we jouw persoonsgegevens beveiligen

Vragen? Functionaris gegevensbescherming

Heb je vragen, tips of opmerkingen over onderstaande privacyverklaring of de verwerking van persoonlijke gegevens bij Wender? Die kun je kwijt bij onze functionaris gegevensbescherming, te bereiken via telefoonnummer 088 – 066 30 00. Of via de mail: functionarisgegevensbescherming@wender.nl

Verwerking persoonsgegevens door Wender

Wender verwerkt je persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze diensten, wanneer je werkzaam bent voor de organisatie en/of wanneer je deze zelf aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld als je opvang of begeleiding van ons krijgt, maar ook als je een formulier op onze website invult.

1. Wanneer?

Als je begeleiding van ons krijgt
Als je opvang en/of begeleiding van ons krijgt, registreren wij persoonlijke gegevens van je. Dit doen we om goede begeleiding te kunnen geven. Jouw persoonlijke en begeleidingsgegevens verzamelen we in een dossier. Alleen je begeleiders en degenen die vanwege hun functie toegang nodig hebben tot de gegevens, hebben inzage in je dossier. Medewerkers hebben daarnaast geheimhoudingsplicht en mogen je gegevens in eerste instantie niet delen met derden. Tenzij er aan de terbeschikkingstelling daarvan wettelijke verplichtingen ten grondslag liggen, of indien je hiervoor een toestemmingsverklaring hebt getekend.

Als je een formulier op onze website invult en verzendt
Zodra jij een formulier op onze website invult en verzendt, krijgen wij persoonlijke gegevens van je binnen. Bijvoorbeeld:

• als je een vraag stelt via ons vragenformulier
• bij aanmelding voor opvang of begeleiding via ons aanmeldformulier
• als je een tip, compliment of klacht achterlaat via het daarvoor bestemde webformulier
• als je je aanmeldt als vrijwilliger voor onze vrijwilligersfuncties
• wanneer jij je aanmeldt als donateur van Wender
• als je solliciteert op een van onze vacatures
• als je een vraag stelt via een van onze social media-accounts

Via tracking cookies op onze website
Met zogeheten ‘cookies’ wordt er informatie verzameld over je bezoek aan onze website. Inclusief de pagina’s die je bekijkt en links waarop je klikt. Wij gebruiken deze cookies om het aantal bezoekers aan onze websitepagina’s te analyseren en onze website te verbeteren. Cookies worden niet gebruikt om persoonlijke informatie te verkrijgen of op te slaan.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Via onze website

• voor- en achternaam
• adresgegevens
• telefoonnummer
• e-mailadres
• geboortedatum
• alle bovenstaande plus opleidings- en loopbaangegevens bij sollicitaties via de mail      

In onze begeleiding

• voor- en achternaam
• adresgegevens
• telefoonnummer
• e-mailadres
• burgerservicenummer (BSN)
• opleiding
• beroep

3. Welke bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken wij?

De website

• gegevens betreffende gezondheid en leefsituatie*
• psychische gegevens*

* Alleen wanneer je ze zelf aan ons verstrekt.

Onze begeleiding

• gegevens betreffende gezondheid en gedrag
• fysieke gegevens
• leefgewoonten
• financiële gegevens
• gerechtelijke gegevens
• beeldopnames (camerabewaking)

4. Waarom en op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?

Wender verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Verwerkingsdoel

• om je aanmelding of vraag in behandeling te kunnen nemen
• om je opvang en/of begeleiding te kunnen bieden
• om je te kunnen bellen of mailen als dit nodig is om onze
• dienstverlening uit te kunnen voeren
• voor de werving van nieuwe medewerkers, vrijwilligers en donateurs
• om de veiligheid in en om onze voorzieningen te kunnen waarborgen
• als het wettelijk verplicht is om persoonsgegevens te verwerken,
• bijvoorbeeld bij gegevens die wij nodig hebben voor belastingaangifte of voor verantwoording aan onze accountant

5. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Wender bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Hieronder staat hoe lang wij de verschillende categorieën persoonsgegevens bewaren.

Categorie	Bewaartermijn	Doel
Naam, adres, woonplaats (NAW)-gegevens en contactgegevens	3 maanden of 15 jaar	Als je je aanmeldt of een vraag stelt, maar uiteindelijk geen cliënt van ons wordt, bewaren we deze gegevens 3 maanden. Het kan namelijk voorkomen dat je binnen de 3 maanden alsnog cliënt bij ons wordt. Door je gegevens in die 3 maanden te bewaren, kunnen wij je beter van dienst zijn. Word je cliënt, dan krijg je een cliëntdossier en komen deze gegevens in je dossier. Cliëntdossiers bewaren we 15 jaar.
Gezondheid, psychische en persoonlijke gegevens	3 maanden of 15 jaar	We bewaren je gegevens sowieso 3 maanden als je je aanmeldt of een vraag stelt. Word je cliënt, dan krijg je een cliëntdossier en komen deze gegevens in je dossier. Cliëntdossiers bewaren we 15 jaar.
Financiële gegevens	7 jaar	We zijn wettelijk verplicht om fiscale gegevens 7 jaar te bewaren.
Camerabeelden	4 weken	In onze voorziening kan er sprake zijn van cameratoezicht om de veiligheid in en om onze voorzieningen te kunnen bewaken. We bewaren camerabeelden 4 weken.
Gegevens bij sollicitatieprocedure	4 weken of 1 jaar met toestemming	Sollicitatiegegevens worden na beëindiging van de sollicitatieprocedure maximaal 4 weken bewaard en met toestemming 1 jaar.

6. Hoe gaan we om met het delen van persoonsgegevens?

Bij de start van de begeleiding nemen wij met je door met welke andere organisaties (derden) wij gegevens uitwisselen. Je ondertekent daarvoor een formulier. Wij verstrekken geen gegevens aan anderen zonder jouw toestemming. Behalve bij:

• een wettelijke verplichting
• gevaar voor iemands leven of gezondheid (een vitaal belang)
• een overeenkomst waar Wender uitvoering aan moet geven

Met derden die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Zo zorgen we ervoor dat ook zij jouw gegevens juist en vertrouwelijk verwerken én beveiligen. Wender blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen door anderen.

Vergewisplicht

Daarnaast zijn wij als organisatie verplicht om bij indiensttreding van nieuwe medewerkers (inclusief vrijwilligers, stagiaires en uitzendkrachten) een onderzoek te laten uitvoeren. Tijdens dit onderzoek kijken we of de nieuwe medewerker geschikt is om zorg te verlenen. En om contact te hebben met onze cliënten. Daarom vragen we bij indiensttreding aan iedere medewerker om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Wat zijn je rechten?

Iedereen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, heeft rechten. Deze rechten, en de uitoefening daarvan, kunnen per doelgroep en verwerking verschillen. In het algemeen zijn er de volgende rechten:

• Recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat je het recht hebt om de gegevens die Wender van jou verwerkt te ontvangen. Op deze manier kun jij de gegevens overdragen aan een andere partij.
• Recht op vergetelheid. Dit betekent dat je recht hebt om ‘vergeten’ te worden, oftewel je recht op vernietiging van je gegevens door Wender. Dit kan wanneer Wender je gegevens niet meer nodig heeft. Of wanneer je eerder toestemming hebt gegeven om je gegevens te delen, maar deze toestemming intrekt. En ook wanneer je een bezwaar indient of bij onrechtmatige verwerking van je gegevens.
• Recht op inzage. Je hebt recht om de persoonsgegevens in te zien die wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie en aanvulling. Je hebt recht om de persoonsgegevens die Wender van je verwerkt te wijzigen of te laten aanvullen.
• Recht op beperking van de verwerking. Je recht is om minder gegevens te laten verwerken.
• Recht tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering houdt in dat er automatische besluiten worden genomen door computerprogramma’s of –systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Wender) tussen zit. Wender maakt hier geen gebruik van.
• Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Uitzonderingen recht op vergetelheid

Het recht om je gegevens te verwijderen vervalt wanneer:

• De verwerking noodzakelijk is om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen. Daarmee doet de AVG recht aan het principe dat privacy en vrijheid van meningsuiting gelijkwaardige grondrechten zijn.
• De organisatie de gegevens verwerkt omdat er een wettelijke verplichting is om dat te doen.
• De organisatie de gegevens verwerkt om openbaar gezag of een (wettelijk vastgelegde) taak van algemeen belang uit te oefenen.
• De organisatie de gegevens verwerkt voor een taak van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid.
• De organisatie de gegevens in het algemeen belang moet archiveren.
• De gegevens noodzakelijk zijn voor een rechtsvordering.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wender neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. We beveiligen je persoonsgegevens door passende technische en organisatorische maatregelen te nemen. Daarmee gaan we misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van je gegevens tegen.

Vindt er toch onverhoopt inbreuk plaats op de beveiliging van persoonsgegevens (een datalek)? Dan maken wij hiervan een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico vormt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval zullen we wel een melding maken in ons eigen datalekregister.

Mocht het vereist zijn, dan informeren wij de betrokkenen ook over het datalek. Als je zelf de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via functionarisgegevensbescherming@wender.nl

Klachten over de privacy bij Wender?

Heb je een klacht over de privacy? Dan kun je het volgende doen:

• Ben je al cliënt van Wender? Dan meld je jouw klacht bij je begeleider of het hoofd van je locatie. Als je dat lastig vindt of als jullie er samen niet uitkomen, kun je contact zoeken met onze klachtenfunctionaris of stuur een e-mail naar: klacht@wender.nl.
• Ben je (nog) geen cliënt van Wender? Meld je klacht dan bij onze klachtenfunctionaris of stuur een e-mail naar: klacht@wender.nl.
• Privacyklachten kun je ook altijd indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze website. Contactgegevens zijn: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. Telefoon: 088 – 180 52 50.
• Je kunt contact opnemen met een onafhankelijke cliëntondersteuner. Op onze website vind je contactgegevens van verschillende onafhankelijke cliëntondersteuners.

Tot slot

Heb je vragen, tips of opmerkingen over onze privacy of deze privacyverklaring? Dan horen we het graag! Neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming.

Telefoon: 088 – 066 30 00.
E-mail: functionarisgegevensbescherming@wender.nl

Kantoor Wender
Oostergoweg 1-d
8911 MA Leeuwarden
T. 088 – 06 63 000
E. info@wender.nl

Definities

Persoonsgegevens:

Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen zijn persoonsgegevens.

Gegevensverwerking:

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Al dan niet uitgevoerd met behulp van automatisering. Zoals: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, uitwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Grondslag:

Gronden op basis waarvan gegevensverwerking mag plaatsvinden.

Gerechtvaardigd belang:

Een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke kan aanwezig worden geacht in het geval dat de betreffende verwerking voor laatstgenoemde noodzakelijk is om zijn reguliere bedrijfsactiviteiten te kunnen verrichten.

De verantwoordelijke kan zijn beroep of bedrijf niet goed uitoefenen als hem de mogelijkheid wordt ontzegd om noodzakelijke gegevens te verwerken.